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财务报销“一问一答”—2016年第二期—《西南交通大学差旅费管理办法》有关问题解答

来源:会计科  作者:admin     日期:2016-09-18   点击数:975  

1.《西南交通大学关于印发<西南交通大学差旅费管理办法>的通知》(西交校计财[17]号,以下简称《办法》)具体实施时间?执行范围包括哪些?
答:《办法》第三十六条规定,本办法自2016年9月1日起执行。有出差人员都应遵循“实事求是,精简高效,厉行节约”的原则。
本办法适用于国内科研出差和国内其他出差所发生的差旅费,其中:
“国内科研出差”指使用科研经费出差。其中:使用纵向科研经费出差按本办法执行,使用横向科研经费出差按照委托方要求或合同约定管理使用,若相关合同未对差旅费做出要求,则参照本办法执行。
“国内其他出差”指使用科研经费(专指纵、横向科研经费)以外的经费出差。
      2、差旅费使用和管理职责如何划分?
答:出差人是差旅费的直接责任人,对差旅费使用的真实性、合规性、合理性和相关性承担直接责任。
校内各二级单位经费负责人对国内其他出差的差旅费使用承担管理和审批责任;科研经费项目负责人对国内科研出差的差旅费使用承担管理和审批责任。
      3、出差是否需要审批?出差人是经费负责人本人时,出差审批表由谁审批?
答:出差必须按规定报经单位相关负责人批准,从严控制出差人数和天数。出差审批单从财务无等候预约报账系统填报,与报销确认单一并提交财务审核报销,经办人应如实填写,确保姓名、职称、职务、职级(校内人员级别以学校人事部门信息为准)等基本信息真实准确完整,经费审批人严格审核,审批单一份交由财务作为报销依据,一份由审批单位留存备查。
当经费负责人本人独自出差时,出差审批表需要由出差人所在部门其他领导(包括院长、副院长、书记、副书记、处长、副处长、办公室主任等)进行审批。
      4、出差乘坐飞机、火车的,从驻地到机场、火车站的往返的交通费如何报销?
答:往返驻地到机场(火车站,码头)的交通费可选择凭票据实列报或包干领取市内交通费补助,若选择凭票据实列报,则当天不再领取市内交通费补助,并请将相关交通票据与出差原始票据一起粘贴,并写明据实报销交通票。
      5、哪些出差事项可以领取差旅补助?在成都市内执行公务如何报销?
答:根据《办法》第六条:我校成都校区常驻地具体是指学校所在的成都市,根据行政区划确定,具体指锦江区、青羊区、金牛区、武侯区、成华区、高新区和郫县。因此,出差人前往上述地区以外的地方出差且对方单位不提供伙食或市内交通的,均可领取差旅补助。
对于在成都市内执行公务产生的市内交通票,写明事由并经相关负责人审批后可以据实报销。对于在成都市内执行公务产生的自驾车汽油票,“国内其他出差”原则上不允许报销;“国内科研出差”(纵向科研项目须有相应用于交通的汽油费预算)须填写《西南交通大学科研自驾出差车辆行驶登记表》(见附件一),并按照不超过每公里1元的标准合理报销汽油费。
      6、《办法》中第七条中“出差人员应当按规定等级乘坐交通工具”较原《办法》做了哪些改进?
答:本《办法》第七条在原《办法》的基础上放宽了专业技术人员享受第一分类人员待遇的范围:除了原《办法》中规定的人员外,只要使用科研经费(横、纵向经费)出差,并且出差人员是二级教授或年满55周岁的正高级职称人员,即可享受第一分类人员的待遇。此外,符合第一类差旅费标准的人员出差,因工作需要,随行一人可乘坐同等级交通工具。
      7、城市间交通费超标时,应如何处理?
答:对于其他由于出差人自身原因导致的城市间交通费超标的情况,按不超过自身对应等级全价票报销,超支部分由个人自理;对于因紧急和不可抗拒的原因导致城市间交通费超标的,出差人应写情况说明并提交相关领导审批,属于国内其他出差的,需提交说明并经分管校领导审批;属于国内科研出差的,由项目负责人审批(注:项目负责人自己出差由所在单位领导审批)。
      8、本《办法》中出差住宿费的上限控制较原《办法》有何改进?
答:根据《办法》第十一条中的规定,取消了地域标准的限制,改为实行人员级别上限管理,即属于本办法第七条中一类人员的,不超过1200元/人.天;二类人员的,不超过700元/人.天;三类人员的,不超过500元/人.天实行分级上限控制。
      9、对于因客观原因无法取得住宿费发票的情况,应该如何处理?
答:对于出差人确实无法取得住宿费发票的情况(如野外调研、住在亲友家中等),应由出差人提交情况说明,陈述无法取得住宿费发票的原因,由经费负责人审批,审批通过后,可以据实报销城市间交通费,并按规定发放伙食补助和市内交通费。
出差人应本着“实事求是”的原则,据实说明并保证住宿费发生的真实性,对此承担直接责任;经费负责人要据实进行审批,并对此承担管理和审批责任。
      10、出差时间长短对于领取差旅补助有何影响?
答:本办事主要规范因公“临时”到常驻地以外的地区出差。对于“国内其他出差”不超过30天(含30天)的,按本办法相应标准发放补助,若其他单位承担了伙食费用的,则仅发放在途期间的伙食补助和按自然天数计算的市内交通费;“国内其他出差”超过30天的,超过部分按70元/人.天的标准包干发放差旅补助。
对于“国内科研出差”不受此条限制。
对于国内科研出差和国内其他出差超过30天(含)的(寒暑假除外),应提供相应请假证明。对于由于在国家法定节假日自驾出差、没有走高速自驾出差等确实无法取得过路费的情况,应由出差人写情况说明后报经费负责人审批(经费负责人本人出差的报单位其他领导审批),审批通过后方可报销相关费用并领取伙食补助。
因公长期派驻到学校常驻地以外地区人员,可据实报销常驻地到派驻地往返地之间的城际间交通费,其在派驻地期间的补助和房租住宿费按学校其他相关管理文件执行。
      11、对于选择自驾车出差的应如何报销?
答:学校不鼓励、不提倡自驾出差,鼓励乘坐公共交通工具,对于由于自驾车所引起的安全等问题,由经费审批人和出差人员承担。
确因工作需要必须自驾车前往的“国内科研出差”,报销的汽油费和过路过桥费须填写《西南交通大学科研自驾出差车辆行驶登记表》(见附件一),并且纵向科研项目须有相应用于交通的汽油费预算。自驾车出差按照不超过每公里1元的标准合理报销汽油费;凭住宿费和过桥过路费发票等有效出行证明,并由出差人所在单位审批同意,方可发放伙食补助,但不再发放市内交通费补助。
“国内其他出差”原则上不允许报销用于成都市内交通的自驾车汽油费,对于确实因公要报销用于城市间交通的自驾车汽油费和过路过桥费的,原则上按国家差旅费文件的要求按城市间最低交通费标准核报。
      12、对于选择租车出差的应如何报销?
答:租用社会车辆的,须提供租车合同和《西南交通大学租车费报销审批表》(见附件二)、租车发票、租车协议和出差审批单等;校内租用车的,须提供《西南交通大学租车费报销审批表》(见附件二)、用车单和相应发票等。
对于租用车辆的出差人员,不得同时领取出差期间的市内交通费补助。
      13、出差行程不完整、不连贯怎么报销?
答:差途中各段行程城市间交通费票据应保持连续、完整。如不完整,除以下两种情况外,原则上不发放伙食补助费和市内交通费补助:
(一)对方负担城市间交通费用且能提供相关会议通知、培训通知、邀请函或对方出具有效证明的,可按规定据实报销;
(二)其他情况,须提交完整的书面说明,在保证真实性的前提下,由经费负责人审批,审批通过后,可按规定据实报销。
      14、因工作业务需要邀请校外学者、专家或有关校外人员来校开会、交流、访问或赴外地参加调研的,如何报销差旅费?
答:(1)邀请来校开会的,可按差旅费规定报销受邀人员城市间交通费,按会议费规定报销住宿费、伙食费、市内交通费等。
(2)邀请来校交流、访问的(需附邀请函),可按差旅费规定报销受邀人员城市间交通费、市内交通费,可在住宿费定额标准范围内凭票报销住宿费。
(3)邀请赴外地参加调研的,可视同校内人员出差,按差旅费规定报销受邀人员城市间交通费、住宿费及差旅补助。
      15、对于前往峨眉出差的如何报销?
答:成都至峨眉往返出差原则上按本办法执行。但是提请各位老师注意:已经按照学校“乐业计划”等相关规定,对成都至峨眉往返出差的校内人员的城市间交通费、住宿费、市内交通费和伙食费等费用进行补助的,不得再报销差旅费及补助。否则,一经发现,学校将追究相关出差人员和审批人责任。
      16、如何理解本《办法》中“一般按规定,特殊按程序”的原则?
答:本《办法》遵循“一般按规定,特殊按程序”原则,差旅费报销中的特殊事项除《办法》中已说明解决方法的,其余均按相关程序审批后处理,具体要求见附表三《西南交通大学报销特殊事项审批表》。