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财务报销“一问一答”—2016年第三期—《西南交通大学会议费管理办法》有关问题解答

来源:会计科  作者:admin     日期:2016-09-18   点击数:985  


      1、问:学校为什么要修订会议费管理办法?
答:根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发【2016】50号)及相关文件要求,为更好激发广大科研人员积极性和创造性,做好科研经费“放管服”改革工作,学校修订了原会议费管理办法。
      2、问:新办法是如何对会议进行分类的?
答:根据用于举办会议的经费性质的不同对会议进行分类管理:分为国内科研会议和国内其他会议。
国内科研会议:仅指使用纵向科研经费和横向科研经费举办的国内会议;
国内其他会议:除国内科研会议以外的其他国内会议。
对于以上两类会议中有外籍人士参加的,须先报国际合作与交流处履行相关审批程序,若获得教育部外事部门批准,则应按照财政部《在华举办国际会议经费管理办法》(财行[2015]371号)文件规定管理,不按照本办法执行,不在本问答中解释。
      3、问:举办会议的流程是什么?
答:校内各单位或科研项目组举办会议的流程大致如下:
第一步,各单位或科研项目组举办会议前,应填写《西南交通大学会议审批表 》(请在计划财务处网站下载专区下载),明确会议名称、类型、内容、时间、地点、参会人员范围及人数、经费来源及预算数等;
第二步,各单位或科研项目组根据会议类别按照相关流程履行会议审批程序:
参会人数在100人以下的会议,由各二级单位(科研项目组)负责人审批;
参会人数在100人及以上的会议由联系校领导(学院、中心、所)或分管校领导(科研项目,机关)审批。
第三步,会议审批通过后,各单位按照批复的审批表举办会议,根据会议费管理办法开支相关费用,并保存好所有会议资料以备财务报销使用。
第四步,会议结束后经办人员将会议审批表、会议通知、参会人员签到表原件、相关费用票据等本次会议所有相关资料准备齐全后,按照财务报销要求一次性前往计划财务处相关科室进行财务报销。
      4、问:举办会议可以开支哪些费用,具体标准是什么?
答:会议费开支实行综合定额控制,开支范围包括会议住宿费、伙食费和其他费用。其他费用主要是指会议场所租赁费、交通费、文件印刷费、办公用品费、医药费等,其中交通费是指用于会议统一组织安排的会议代表接送站、会议代表考察调研等发生的交通费支出。
两类会议综合定额上限标准如下:
                                                                              单位:元/人天

国内会议类别 住宿费 伙食费 其他费用 合计
国内科研业务会议 500 150 100 750
国内其他会议 340 130 80 550

5、会议综合定额各项费用之间可调剂使用吗?
答:会议综合定额各项费用之间可以调剂使用,但以下两种情况除外:
不安排住宿的会议——综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂使用;
不安排就餐的会议——综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不能调剂使用。 
      6、问:新文件对会议的次数、天数、参会人数的有什么要求?
答:“国内科研业务会议”的会议次数、天数、参会人数,本着“实事求是,节约高效”的原则,根据科研实际工作需要确定。
“国内其他会议”原则上校外代表不低于会议代表的30%,会期一般不超过2天,参会人数原则上不超过150人,为会议服务的工作人员控制在会议代表的10%以内,会议报到和离开时间合计不超过2天。
      7、问:新文件对会议举办地点有什么具体要求?
答:各单位召开会议应优先安排在单位内部会议场所进行,并改进会议形式,充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段,降低会议成本,提高会议效率。无外地代表且会议规模能够在学校内部场所安排的会议,原则上在学校内部场所召开,不安排住宿。各单位不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。
国际性会议、承办的外单位会议,可在上级部门批准的或委托单位同意的地点召开。
      8、问: 参会代表往返成都的机票(车票)能够报销吗?
答:会议代表参加会议所发生的城市间交通费,原则上按差旅费管理规定由所在单位报销。
对确因工作需要,邀请的专家、学者和有关人员参加会议发生的城市间交通费可按学校差旅费管理办法执行,不在会议费综合定额内列支。
      9、给专家发放的劳务费包含在综合定额内吗?
答:会议举办者根据需要,向邀请参会专家发放的咨询费、讲课费,按有关规定执行,开支的费用不在会议费综合定额内。
      10、如果委托校外单位承办会议的需要哪些手续?
答:有委托其他单位承办会议事项的,应签订书面委托合同(协议),会议费在规定标准内报销,结余资金必须及时交回学校财务。
      11、问:会议费使用管理中各相关人员应承担什么责任?
答:会议组织者和经办人员是会议费使用管理的直接责任人,对会议费使用的真实性、合理性和相关性承担直接责任,应依法据实报销会议费。
各二级单位(或科研项目组)负责人对本单位(或科研项目组)所举办会议涉及的经济事项负有管理和审批责任。
计划财务处依据相关财经法律法规负责制定和完善学校会议费管理办法,进行会议费的会计核算和财务管理。
      12、问:会议举办过程中有哪些严禁事项?
答:严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费。
各单位应严格执行会议用房标准;会议用餐不安排宴请,不上烟酒;不得使用会议费购置设备等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用;不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品;不得额外配发洗漱用品。
      13、问:举办会议如果发生了超标等特殊情况怎么办?
答:各类型会议原则上应按相应的综合定额控制标准执行,限制人数、天数的会议不得超人数和天数办会,计划财务处对于超支部分不予报销。如有特殊情况,应在会议审批表中予以披露并报联系校领导(学院、中心、所)或分管校领导(科研项目,机关)审批。
      14、会议举办过程中如发生违规行为怎么处理?
答:违反本办法规定,有下列行为之一的,依法依规追究会议举办部门和相关人员的责任:
(一) 未经审批召开会议的;
(二) 以虚报、冒领手段骗取会议费的;
(三) 虚报会议人数、天数等进行报销的;
(四) 违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;
(五) 违规报销与会议无关费用的;
(六) 其他违反本办法行为的。
有前款所列行为之一的,按以下办法处理:
由学校有关部门责令改正,追回资金,并经报批后予以通报。对直接负责的主管人员和相关负责人,应按相关规定给予纪律处分;科研人员涉及虚报、冒领手段骗取会议费的,取消一定期间科研项目的申请资格。如行为涉嫌违法的,移送司法机关处理。
      15、学校的研究生、本科生答辩可以按新办法报销吗?
答:学校的研究生、本科生答辩不适用本办法。