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西南交通大学公务卡管理办法(试行)

来源:计财处  作者:admin     日期:2013-12-24   点击数:2406  

 西交校计财[2013]11号 

西南交通大学公务卡管理办法(试行)

第一章  总则

第一条 为进一步深化国库集中支付制度改革,规范财务管理,提高公务支出透明度,减少现金支付结算,加强廉政风险防控,根据《中央预算单位公务卡管理暂行办法》( 财库[2007]63号)及《财政部 中国人民银行关于加快推进公务卡制度改革的通知》(财库[2012]132号),结合学校实际,特制定本办法。

第二条 本办法所指的公务卡是指学校在编在岗教职工持有的,以个人名义开立的,用于日常公务支出和财务报销业务的银行贷记卡(信用卡)。公务卡制度推行后,因教学、科研及管理工作用于采购商品和服务的公务支付通过公务卡结算,对有条件使用公务卡结算的经济事项,计划财务处将不再办理现金借款和小额转账业务。

第三条 公务卡的发卡银行须为办理国库集中支付业务的代理银行,学校确定中国工商银行成都金牛支行为学校公务卡发卡行。

第四条 公务卡管理办法实施后,学校现行财务管理制度和报销基本程序不改变。

第五条 对于事业经费拨款、科研经费拨款等通过国库集中支付的经费,消费金额在5万元以下的现金支出和小额转账结算方式支付的商品及服务原则上要求全部使用公务卡进行支付。包括办公费、印刷费、咨询费、手续费、水电费、邮电费、物业管理费、差旅费、维修(护)费、租赁费、会议费、培训费、公务接待费、专用材料费、公务用车运行维护费、其他交通费用等。具体支出内容参见《中央预算单位公务卡强制结算目录》(附件)。

第二章  公务卡日常管理

第六条 公务卡的开立

(一)按照学校公务卡工作的要求,校内各单位统一在计划财务处申领公务卡申请表,并组织教职工如实填写申请表并附身份证复印件一并交学校计划财务处代为转交发卡行批量办理。

(二)发卡行根据教职工申请资料按照银行相关程序进行审核并办理公务卡,发卡行将统一将公务卡并通过邮寄或其他方式交与办卡人。收卡后持卡人应查验密码并及时修改公务卡密码。

第七条 公务卡的使用

(一)公务卡仅用于办理人民币结算业务,限持卡人本人使用。公务卡的透支额度原则上不超过5万元、不少于2万元。持卡人在规定的信用额度和免息还款期内先支付,后还款。持卡人可根据自身资信情况通过发卡行对信用额度进行调整。

(二)公务卡在透支额度内不需要预先存入款项,也不需要向单位预先借款即可按规定刷卡用于公务支付,具有一定的透支额度和透支免息期。

(三)公务卡主要用于公务支出的支付结算。公务支出发生后,由持卡人及时向计划财务处申请办理报销手续。公务卡也可用于个人支付结算业务,但不得办理财务报销手续,学校不承担私人消费行为引致的一切责任。

(四)公务卡和密码安全均由持卡人负责保管。公务卡遗失或损毁后的补办等事项由个人自行到发卡行申请办理,并及时书面告知计划财务处。

(五)持卡人对公务消费交易发生疑义,可按发卡行的相关规定提出交易查询。

第三章  公务卡支付管理

第八条 持卡人在差旅、会议、接待、消费等公务支付时,具备刷卡条件的,应在公务卡信用额度内刷卡支付,并须取得有本人签名的银行卡刷卡消费凭证(或POS单)、发票等财务报销凭证。因客观条件限制无法刷卡消费的,持卡人必须按规定履行相关审批手续,否则学校财务不予报销。

第九条 持卡人用公务卡进行公务支付前,应报经本部门负责人同意。未经批准的公务消费、不符合学校财务管理规定的公务消费,一律视为持卡人私人消费,由持卡人自行负责,计划财务处不得报销。

第十条 特殊情况下公务卡信用额度不能满足公务支付需要时,持卡人可按银行规定申请增加信用额度及其使用期限等具体事项。

第十一条 持卡人在执行公务中原则上不允许通过公务卡提取现金。确有特殊需要,应当事前经过计划财务处书面批准,未经批准的提现业务,提现手续费等费用由持卡人承担。

第四章  公务卡报销管理

第十二条 公务卡报销程序:

(一)持卡人在公务消费后要尽快办理财务报销手续,最迟于免息还款日前七个工作日办理财务报销手续,因个人报销不及时或不符合学校报销规定造成的罚息、滞纳金等相关费用,由持卡人承担;

(二)持卡人办理公务消费支出报销业务时,应填写相关正式申请表,并附公务消费的合法原始发票、经本人签名的公务卡消费交易凭条(POS机小票)、按学校财务制度要求提供的购物明细或消费清单等,按学校经费报销审批程序的规定分别报经所在部门、学院经费负责人审批同意后送计划财务处审核报销;

(三)计划财务处根据持卡人姓名、交易日期、流水号和交易金额等信息,通过国库集中支付系统公务卡模块查询、核实公务消费的真实性,经审核确认后予以报销,并按报销金额还款到报销人的公务卡上;

持卡人根据银行对账单查询公务卡消费报销后的资金到账情况,若有异常,应及时向计划财务处说明,以便及时处理;

(四)为避免因特殊原因,公务卡还款不及时,给持卡人产生透支利息、滞纳金以及个人不良信用记录等,建议持卡人将本人工资卡与公务卡实行自动还款绑定;

(五)持卡人因出差或其他特殊原因不能在免息还款日前办理财务报销手续的,可在本期免息还款日前七个工作日,通过传真等书面形式委托本学院(系、中心)其他人员填制正式借款单,并提供持卡人姓名、卡号、交易日期和每笔交易金额的明细信息,经本学院(系、中心)负责人签字同意、计划财务处审核后办理借款手续,于免息日前先将资金转入公务卡,待持卡人回单位后及时补办报销手续并冲销其借款。

第十三条 因退货等原因导致已报销资金退回公务卡或现金退回持卡人的,持卡人应及时将相应的款项退回给计划财务处,否则按相关规定严肃处理。

第十四条 下列情况暂不使用公务卡结算:

(一)在县级以下(不包括县级)地区发生的公务支出;

(二)在县级及县级以上地区不具备刷卡条件的场所发生的单位消费在200元以下的公务支出;

(三)按规定支付给个人的支出;

(四)签证费、快递费、过桥过路费、出租车费用等目前只能使用现金结算的支出。

除上述情况外,因特殊情形确实不能使用公务卡结算的,应报经计划财务处批准。

第十五条 有下列情形之一的,所产生费用由持卡人个人承担,不予报销:

(一)使用公务卡用于个人消费的部分;

(二)持卡人因个人所需提取现金所产生的费用及其透支提取现金所产生的手续费、利息等;

(三)提供的报销凭证、公务卡消费交易凭条超过规定报销费用的部分;

(四)持卡人不及时报账及不符合报账条件等违反相关规定造成的罚息、滞纳金等相关费用;

(五)因持卡人个人保管不慎或遗失等原因,导致公务卡被盗刷所形成的支出和损失;

(六)其他不符合财务管理规定或超出标准的消费。

第五章  管理职责                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    

第十六条 计划财务处在公务卡管理工作中的主要职责:

(一)与发卡行签订公务卡服务协议;

(二)统一办理各部门在编在岗教职工公务卡,录入教职工公务卡初始化信息,维护公务卡信息,并根据人事处提供的人员信息做好新增、调动、退休等人员的公务卡管理工作;

(三)审核持卡人提请报销的公务卡消费信息,及时办理公务卡报销还款和资金退回等业务;

(四)做好公务卡财务处理和政策咨询工作,以及每月与发卡行进行公务卡报销还款情况对账工作;

(五)根据上级主管部门相关要求,做好公务卡的监督管理工作;

(六)严禁违规办理公务卡报销业务或查询、泄漏持卡人的私人交易信息。

第十七条 公务卡持卡人所在部门在公务卡管理工作中的主要职责:

(一)确定本部门负责公务消费的人员名单,并报送计划财务处;

(二)批准本部门持卡人进行公务消费,并审核其公务支出的真实性;

(三)督促本部门持卡人及时办理公务消费的财务报销手续;

(四)在本部门持卡人因工作需要不能按时报销时,协助持卡人办理借款手续;

(五)督促本部门持卡人及时将因退货等原因导致已报销资金退回公务卡或现金退回持卡人的款项交回计划财务处;

(六)督促本部门持卡人在出现调离、辞职、退休等情况时按规定完清相关手续;

(七)协助计划财务处做好公务卡结算及有关政策宣传与协调工作。

第十八条 教职工个人在公务卡管理工作中的主要职责:

(一)持卡人应妥善保管并使用好公务卡,持卡人应精确掌握免息期和还款额度;若个人资料发生变化,应及时申请办理变更手续;如存在公务卡遗失、损毁、被盗或者被他人占有的情形,持卡人应及时按照银行要求办理挂失或者补办新卡等相关手续,并及时告知计划财务处,以便计划财务处通知发卡行维护相关信息;如未按要求及时处理所造成的经济损失由持卡人承担;

(二)持卡人应承担不及时还款、不完全还款和不还款的全部责任,承担因报销不及时造成的罚息、滞纳金等费用,以及由此带来的对个人资信影响等责任;

(三)公务卡及密码由个人保管,遇调离、辞职、退休等影响公务卡使用的情况,要主动向计划财务处报告,并按要求及时还清债务,结清余额;

(四)持卡人应配合发卡行和计划财务处的对账工作;

(五)持卡人要严格遵守国家关于银行卡使用管理的有关规定,规范使用公务卡,严禁持卡人违规使用公务卡、恶意透支或将非公务支出用于公务报销,由此产生的一切后果由持卡人负责,学校不承担由此引发的任何责任。

第十九条 党委办公室、校长办公室、纪委办公室作为公务卡推行和使用的重点推广单位和宣传监督单位。

第二十条 监察处负责受理涉及公务卡管理使用过程中违纪违法行为的投诉、举报。审计处对公务卡使用过程中存在的问题进行跟踪、监督。

第六章  附则

第二十一条 本办法由学校财经工作领导小组负责解释。

第二十二条 本办法自印发之日起执行。

附件:中央预算单位公务卡强制结算目录

中央预算单位公务卡强制结算目录

 

序号

公务卡结算项目

备注

01

办公费

指单位购买按财务会计制度规定不符合固定资产确认标准的日常办公用品、书报杂志等支出。

02

印刷费

指单位的印刷费支出。

03

咨询费

指单位咨询方面的支出。

04

手续费

指单位支付的手续费支出。

05

水电费

指单位支付的水电费支出。

06

邮电费

指单位开支的电话费、电报费、传真费、网络通讯费等支出。

07

物业管理费

指单位开支的办公用房、职工及离退休人员宿舍等的物业管理费,包括综合治理、绿化、卫生等方面的支出。

08

差旅费

指单位工作人员因出差支付的住宿费、购买机票支出等。

09

维修(护)费

指单位日常开支的固定资产(不包括车船等交通工具)修理和维护费用,网络信息系统运行与维护费用。

10

租赁费

指租赁办公用房、宿舍、专用通讯网以及其他设备等方面的费用。

11

会议费

指会议中按规定开支的房租费、伙食补助费以及文件资料的印刷费、会议场地租用费等。

12

培训费

指各类培训支出。

13

公务接待费

指单位按规定开支的各类公务接待(含外宾接待)费用。

14

专用材料费

指单位购买日常专用材料的支出。具体包括药品及医疗耗材,农用材料,兽医用品,实验室用品,专用服装,消耗性体育用品,专用工具和仪器,艺术部门专用材料和用品,广播电视台发射台发射机的电力、材料等方面的支出。

15

公务用车运行维护费

指公务用车的燃料费、维修费、保险费等支出。

16

其他交通费用

指单位除公务用车运行维护费以外的其他交通费用。如飞机、船舶等的燃料费、维修费、保险费等。