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五分钟读懂财务报销规则——西南交通大学财务报销简易指南

来源:办公室      日期:2017-04-14   点击数:642  

为加强财务管理制度的宣传,有效降低师生的学习成本,计划财务处系统梳理了几类常见的经济事项,对报账过程中需提供的要件及重点关注的问题进行了列举,供学校师生员工参阅。

第一部分 总体要求
一、 经费种类
      为明确报销要求,学校经费分为科研经费与其他经费。
      科研经费专指纵向科研经费(编码以P、Q、VP、VQ、WP、WQ、VZ开头的科研项目)和横向科研经费(编码以R、VR、WR、LR、VH开头的科研项目)。
      其他经费是指除科研经费以外的经费。
二、票据报销的基本要求
      1、所有科研经费拟报销票据及其相关附件请自行拍照并妥善保管,以备结题审计使用。
      2、拟报账发票的抬头必须是“西南交通大学”。
      3、持电子发票报销时,需经办人员承诺“该发票只报销一次不重复报销”并由经费负责人签字后方可报销。
      4、原则上所有需要办理报销的发票应“当年取得、当年报销”,即取得发票应及时在开票日期所属会计年度内报销(会计年度为1月1日-12月31日),因特殊情况不能及时报销的,期限可以适当延长,但最迟不得超过票据出具日期的次年4月30日。
      考虑到科研项目周期性特点,对于科研经费(仅限纵向或横向科研经费)中报销的票据,期限可适当延长,但最迟不得超过票据出具日期的次年12月31日。
三、资金支付的基本要求
      经济业务应选择刷公务卡或者公对公转账的支付方式,应刷公务卡但没有公务卡的,可选择刷其他银行卡等非现金支付方式并保留相应的支付记录(如POS单等),除部分特殊业务(签证费、快递费、过路过桥费、出租车费用等)外原则上不得使用现金支付。
第二部分 日常报账
一、日常办公用品及低值易耗品报销
      1、对于学校预算安排的日常运转事业经费按单位(机关、院系等)实行集中采购的方式,由后勤保障处统一办理财务报销手续。
      2、对于学校预算安排的各类专项、国拨专项、科研经费中的纵向科研按项目实行定点采购的方式:由项目组根据自身需要定点在确定的供货商(目前为京东)采购,报销时需提供(京东)发票,发票内容不具体的还需提供(京东)采购订单。
      3、捐赠经费和科研经费中的横向科研经费,可根据自身要求自行选择供货商采购,报销时需提供发票,发票内容不具体的还需提供加盖出票单位鲜章的具体费用明细清单。
需要注意的是,低值易耗品报销时应先登录资产管理部门资产信息管理系统登记入账后再办理报销。
二、印刷费报销
       1、试卷、报纸、期刊、文件汇编的印制及单次批量价值在3万元以上的纸质类印刷品,需要在学校指定供应商办理的印刷。报销时需提供指定供应商发票、加盖出票单位鲜章的具体费用明细清单及合同,并按合同约定付款。
      2、上述范围外的日常印刷服务可由各二级单位(或项目组)根据需求自行办理,报销时需提供发票、加盖出票单位鲜章的具体费用明细清单。
三、出版费、版面费报销
      1、“出版费”报销时需提供发票、出版合同,并按合同约定付款。
      2、“版面费”报销时需提供发票、用稿通知或文章名字。
四、国内差旅费报销
      国内差旅费,是指因公临时到常驻地以外地区出差所发生的国内城市间交通费、住宿费、伙食费补助费和市内交通费。报销时应提供:成都出发和最终返回成都的形成完整往返闭环的交通票据(飞机票需附登机牌)、出差期间住宿费发票、POS单等相关的支付记录和出差审批单。
      需要注意的是:经办人应按行程(即时间顺序)粘贴飞机票或火车票等行程单,并将POS单等相关的支付记录粘贴在相应的行程单后面;出差审批单上的“负责人审核签字”处应有经费负责人的签字,当仅有经费负责人单独出差时,应由所在单位其他领导(院长、副院长、书记、副书记、处长、副处长、办公室主任中任意一人均可)审核签字。
      差旅补助按出差自然(日历)天数计算。往返驻地到机场(火车站,码头)的交通费可选择凭票据实列报(须在报销单上注明),当天不再领取市内交通费补助,由其他单位安排就餐的不再发放伙食补助。
五、邀请校外专家发生的差旅费报销
      1、邀请来校开会的
可按学校差旅费文件规定报销受邀人员城市间交通费,并按会议费规定报销住宿费、伙食费、市内交通费等。
      2、邀请来校交流、访问的
可按差旅费规定报销受邀人员城市间交通费、市内交通费,可在住宿费定额标准范围内凭票报销住宿费。
      3、邀请赴外地参加调研的,可视同校内人员出差。
六、自驾车出差报销
      1、国内科研出差
由科研经费支持的,确因工作需要必须自驾车前往的国内科研出差,报销的汽油费和往返过路过桥费须填写《西南交通大学科研自驾出差车辆行驶登记表》,凭住宿费和过桥过路费发票等有效出行证明,并由经费负责人审批同意后,可发放伙食补助,但不再发放市内交通费。
      对于无过路费发票的,仅报销其他差旅票据,不发放差旅补助。
      2、国内其他出差
      对于其他经费支持的,确实因公要报销用于城市间交通的自驾车汽油费和过路过桥费的,根据国家差旅费文件的要求,按城市间最低交通费标准核报。
七、会议费报销
      会议费是指本单位举办会议发生的支出,为核定定额标准,会议费应一次性报销完毕,即不允许“一次会议,分次报销”。会议费报销需提供以下资料:会议审批表、会议通知、会议签到表原件(校内、校外人员分开签到)、发票(发票内容不具体的还需提供加盖出票单位鲜章的具体费用明细清单)、委托其他单位办会的还应提供相关合同原件。
      会议费报销时还需要注意以下事项:时间:科研经费支持的国内科研业务会议(以下简称科研会议)会期根据科研工作实际需要确定,其他经费支持的国内其他会议(以下简称其他会议)“会期一般不超过2天、报到和离开时间合计不超过2天”;人数:科研会议参会人数根据科研工作实际需要确定,其他会议要求“校外代表不低于会议代表的30%”;“会议服务的工作人员控制在会议代表的10%以内”,所有类型会议,凡参会人数100人以上的会议(包括科研会议)须由分管校领导或联系校领导审批;地点:“原则上在学校内部场所召开”、“不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议”;开支标准:科研会议,综合定额每人每天750元(其中住宿500、伙食150、其他100,可调剂使用);其他会议,综合定额每人每天550元(其中住宿340、伙食130、其他80,可调剂使用)。若以上各类会议没有发生住宿费,综合定额应扣除住宿定额部分,若没有发生伙食费,综合定额应扣除伙食定额部分。
      如果会议中有外籍人士参会的,会议需先由国际处审核,以确定是否需按《在华举办国际会议经费管理办法》要求处理。
八、因公出国(境)差旅费用报销
      因公出国(境)报销需提供以下资料:因公出国(境)财务材料审核会签单(国际处办理)、外文票据财务报销确认单(国际处办理)、四川省人民政府出国/赴港澳任务批件(出国前国际处办理,学生出国无此项)、因公出国(境)任务和预算审批意见表、西南交通大学因公出国(境)预审表、西南交通大学因公出国(境)费用报销清单(经办人填写)、护照(通行证)、签证(签注)和出入境记录复印件、各种费用报销凭证及支付记录、报销当日的中国银行汇率单(网上打印),因开会、参加培训或受邀出国(境)的还需提供相应会议通知、培训通知或邀请函。
      因公出国(境)报销时需注意:认真填写西南交通大学因公出国(境)预审表,包括出访目的地、路线、时间、经费预算及公示等,审批通过后即为因公出国(境)报销的依据,不得擅自更改和超预算支出;实际发生的出国时间(人数、地点等)应与四川省人民政府出国/赴港澳任务批件、因公出国(境)任务和预算审批意见表、西南交通大学因公出国(境)预审表和对方单位邀请函、会议通知或培训通知上的时间一致;出国(境)经费严禁通过第三方中介机构打包付费;出国(境)在外期间前往其他城市或国家执行其他公务的,需事前向国际处提出申请,计划财务处凭国际处审批通过的备案表报销相关城市间交通费、住宿费、注册费,但不再重复报销相关补助。
九、国内接待费用报销
      国内接待费用报销时需提供“三单一票”:即单位公函(商洽函、邀请函、访问函、回复函等证明公务活动的官方正式书信)、接待审批单、接待清单和发票。
      国内接待地点原则上安排在校内餐厅。对同一批来访对象,只能安排接待一次,标准为130元/人;有校级领导参加的,标准为150元/人。原则上来访人数在10人以下的,陪餐人数不超过3人;来访人数在10人以上的,陪餐人数不超过来访人数的1/3。
十、进口设备报销
      进口设备报销时需提供以下资料:外商或服务商开具的货款形式发票(INVOICE)、代理商开具的代理费发票、进口货物免税或完税证明、海关进口货物报关费用票据、代理商提供的结算清单并加盖公章、借记通知单、设备验收报告、购货合同、代理合同、技术服务协议。
进口设备报销时需注意,以实际支付的全部款项合计金额先登录资产管理部门资产信息管理系统登记入账后再办理报销。
十一、测试化验加工费报销
      1、“测试化验加工费”金额在三万以下(不含三万)的报销时需提供:发票、加盖出票单位鲜章的费用明细清单。
      2、“测试化验加工费”金额在三万及以上的报销时需提供:发票、有效合同,科研院的审批表、对方单位营业执照、组织机构代码证、税务登记证件复印件,并按合同约定付款。
十二、合作费报销
      合作费是指项目合同中明确约定合作单位和金额的外拨费用。合作费报销时需提供以下资料:发票、科研院的审批表、项目书(主合同)、与第三方的合作合同(小合同)。
 
      本指南根据国家和学校现有的相关制度、规定整理而成,若国家和学校相关制度、规定发生变化,计财处将随之予以补充和完善。本指南由计划财务处负责解释。

通知附件下载:西南交通大学财务报销简易指南


             计划财务处
            二〇一七年四月七日