为方便学生完成科研任务，及时报销学生科创经费(经费卡为：A1920502052301%)，现将财务报销相关事项说明如下：

一、报销流程

所有报销均应按上述流程办理，否则计划财务处不予受理。

二、基本要求

1、报销收款人是个人时，转入卡必须是工商银行卡；报销收款人是单位时，支付信息（包括收款单位、银行账号、开户银行等）应与发票信息、合同约定保持一致。

2、所有小于A4大小的票据需用胶水粘贴在西南交通大学报销单上面，不得使用订书钉；A4纸大小的附件不需粘贴，只需要和报销确认单附在一起即可。粘贴完毕后应在粘贴单右下角处如实填写本页粘贴单的票据张数和发票总金额。

整齐粘贴的票据示例:

3、除出租车费、火车票、汽车票、快递费外，发生的费用均不得以现金支付，应通过刷银行卡、网银、微信、支付宝、内部转账等非现金支付方式，1000元（含）以上的票据报销时应附相关支付记录（POS单或者网银支付记录截图）。使用微信、支付宝时，应特别注意收款单位应与发票上的收款单位一致。

4、原则上只报销本年开具的票据，上一年的发票须在本年6月30日之前报销完毕。

5、发票的抬头必须是学校的全称，即“西南交通大学”，抬头为“个人”的发票不予报销。

6、连号发票视为同一张发票，其累计总额按财务相关规定进行报账。

7、金额在1000元（含）以上的设备，如电脑、软件、系统平台等，应先在资产与实验室管理处的资产系统中报增资产，再转入财务预约。采购/租赁/维修资产在报销时除提供发票、支付记录等报销凭证外，还需提供归口管理部门（如教务处）审批后的基本科研业务费项目仪器设备采购/租赁/维修申请表（见附件2）。

8、所有拟报销票据及其相关附件请自行拍照并妥善保管。

9、不得报销餐饮、娱乐类发票等。

三、常见报销

1、办公用品、低值易耗品票据报销

（1）办公用品、普通耗材发票明细需开具在发票上，费用明细不具体或未在票面上打印的可提供盖章的税控费用明细清单，如图所示：

费用明细需开具在发票上的示例：

发票上明细不具体，提供销售货物或提供应税劳务清单的示例：

（2）“办公用品”清单中，不得出现衣服、鞋子、包、药品、食品、饮料等明显不相关的商品。

（3）所有1000元（含）以上的票据须附付款记录，不得以现金支付。

2、材料、试剂等票据报销

（1）购买材料、试剂等，无论金额多少，费用明细需开具在发票上，如图所示：

费用明细不具体或未在票面上打印的可提供税控费用明细清单（销售货物或提供应税劳务清单），税控清单示例：

（2）所有1000元（含）以上的票据须附付款记录，不得以现金支付。

3、图书票据报销

（1）“图书”发票明细需开具在发票上，费用明细不具体或未在票面上打印的，可提供盖章的税控费用明细清单（标准开票和税控明细清单示例请参照“办公用品、材料、试剂等票据报销”中的示例图）；

（2）报销单笔或批量价值在1000元（含）以上的图书资产，有两种报销方式：

①如需办理资产入账的，请先登陆资产及实验室管理处网站中的“资产管理平台”完成固定资产的报增，再转入财务预约系统完成报销预约。

②无需办理资产入账的，请填写“图书资料领用签收单”（详情见附件3）。

只购买使用权的电子资源，无论金额大小均不办理固定资产入账手续，但应单独建账备查。

（3）与科创项目无关的图书不得报销，如：“幼教”、“食谱”、“标准考试书籍”、“生活读物”等。

（4）所有1000元（含）以上的票据须附付款记录，不得以现金支付。

4、印刷票据报销

（1）印刷发票费用明细需开具在发票上，费用明细不具体或未在票面上打印的，可提供盖章的税控费用明细清单（标准开票和税控明细清单示例请参照“材料、试剂等票据报销”中的示例图）。

（2）所有1000元（含）以上的票据须附付款记录，不得以现金支付。

5、市内交通票报销

（1）票据需整齐粘贴到“西南交通大学原始凭证粘贴单”上。

（2）“滴滴打车”等打车软件公司开具的发票，需在网上下载并打印打车明细，明细金额与发票总金额应一致。

6、差旅费报销

（1）差旅费报销需提供：预约报销单、往返交通票（火车票、飞机票、汽车票等）、住宿票（住宿费不得选择“包干”）等。注意：火车票购票单据不能作为报销凭据。

（2）报销应遵循“一事一报”的原则，因不同事由或不在同一时间段出差，原则上不能合并报销，参加会议需提供会议通知。

（3）所有1000元（含）以上的票据须附付款记录，不得以现金支付。（火车票、汽车票等除外）。

（4）未实名的差旅票（如汽车票等）且出差人为校外人员时，报销应附出差人员身份证复印件。

（5）以下情况需补经办人签字的情况说明：出差行程票据不完整、无住宿发票或住宿票不完整等。

特此通知！

请各位同学相互转告！

计划财务处

2023年5月4日